La pluja, el vent o una alerta oficial poden obligar a canviar un esdeveniment a l'aire lliure en poques hores. Un pla digital permet avisar cada comprador, mantenir o substituir el seu QR i gestionar devolucions sense perdre la traçabilitat.
Una cancel·lació d'un esdeveniment per pluja no acaba quan s'anuncia que l'activitat no se celebra. Festivals, concerts, fires i festes municipals han de decidir què passa amb cada entrada, pagament, invitació i acreditació.
Amb un sistema de ticketing i accés QR, l'organitzador pot aplicar una política comuna, comunicar-la per segments i saber quins assistents conserven l'entrada, canvien de data o sol·liciten una devolució.
1. Preparar l'escenari abans d'obrir vendes
Les condicions de compra han d'explicar què passarà davant de pluja, força major, interrupció parcial o canvi de recinte. Definir responsables, terminis i canals abans de l'esdeveniment evita decisions contradictòries quan empitjora la previsió.
Criteri per ajornar, cancel·lar o mantenir l'activitat
Data alternativa i termini de confirmació
Opcions per a entrades d'un o diversos dies
Tractament de despeses, extres i invitacions
Canal oficial per a avisos i incidències
2. Ajornar sense obligar a comprar una altra entrada
Si l'esdeveniment canvia de data, la plataforma pot traslladar la compra i mantenir el QR original o emetre'n un de nou. La decisió ha de ser uniforme: si se substitueix el codi, l'anterior queda anul·lat per evitar duplicats en la nova jornada.
3. Oferir alternatives clares a l'assistent
Segons la política aplicable, el comprador pot acceptar la nova data, canviar a una altra sessió, convertir l'import en saldo o sol·licitar una devolució. Una àrea d'autogestió redueix correus i deixa constància de l'opció escollida.
| Situació | Procés manual | Flux digital |
|---|---|---|
| Avís | Missatge general | Enviament per segment |
| Entrada | Revisió individual | QR actualitzat en lot |
| Elecció | Correu al suport | Autogestió en línia |
| Devolució | Llista separada | Vinculada a la comanda |
| Accés | Risc de codis antics | Només credencials vigents |
4. Comunicar per comanda, producte i jornada
No tots els assistents necessiten el mateix missatge. Qui ha comprat un abonament complet, una entrada diària, un taller o un extra pot tenir opcions diferents. Segmentar per producte i estat evita instruccions ambigües i redueix consultes.
5. Devolucions conciliades amb el pagament
Cada reemborsament ha de quedar vinculat a la comanda original, l'import i el mitjà de pagament. Així, l'equip financer pot conciliar devolucions completes o parcials mentre atenció al públic consulta l'estat sense mantenir fulls paral·lels.
6. Actualitzar accessos, TPV i quioscos
El canvi s'ha de propagar a validadors, taquilles i quioscos. Els equips només accepten entrades vigents per a la nova data i mostren una incidència clara quan es presenta un QR anul·lat o corresponent a una jornada cancel·lada.
7. Tancar la incidència amb dades fiables
Un panell final reuneix entrades traslladades, canvis, devolucions, comunicacions i accessos. Woolando connecta ticketing, pagaments i control QR perquè un imprevist meteorològic es gestioni amb rapidesa, coherència i transparència.