La lluvia, el viento o una alerta oficial pueden obligar a cambiar un evento al aire libre en pocas horas. Un plan digital permite avisar a cada comprador, mantener o sustituir su QR y gestionar devoluciones sin perder la trazabilidad.
Una cancelación de evento por lluvia no termina al anunciar que la actividad no se celebra. Festivales, conciertos, ferias y fiestas municipales deben decidir qué ocurre con cada entrada, pago, invitación y acreditación.
Con un sistema de ticketing y acceso QR, el organizador puede aplicar una política común, comunicarla por segmentos y conocer en tiempo real qué asistentes conservan su entrada, cambian de fecha o solicitan una devolución.
1. Preparar el escenario antes de abrir ventas
Las condiciones de compra deben explicar qué sucederá ante lluvia, fuerza mayor, interrupción parcial o cambio de recinto. Definir responsables, plazos y canales antes del evento evita decisiones contradictorias cuando la previsión empeora.
Criterio para aplazar, cancelar o mantener la actividad
Fecha alternativa y plazo de confirmación
Opciones para entradas de uno o varios días
Tratamiento de gastos, extras e invitaciones
Canal oficial para avisos e incidencias
2. Aplazar sin obligar a comprar otra entrada
Si el evento cambia de fecha, la plataforma puede trasladar la compra y mantener el QR original o emitir uno nuevo. La decisión debe ser uniforme: si se reemplaza el código, el anterior queda anulado para evitar duplicados en la nueva jornada.
3. Ofrecer alternativas claras al asistente
Según la política aplicable, el comprador puede aceptar la nueva fecha, cambiar a otra sesión, convertir el importe en saldo o solicitar una devolución. Un área de autogestión reduce correos y deja constancia de la opción elegida.
| Situación | Proceso manual | Flujo digital |
|---|---|---|
| Aviso | Mensaje general | Envío por segmento |
| Entrada | Revisión individual | QR actualizado en lote |
| Elección | Correo al soporte | Autogestión online |
| Devolución | Listado separado | Vinculada al pedido |
| Acceso | Riesgo de códigos antiguos | Solo credenciales vigentes |
4. Comunicar por pedido, producto y jornada
No todos los asistentes necesitan el mismo mensaje. Quien compró un abono completo, una entrada diaria, un taller o un extra puede tener opciones distintas. Segmentar por producto y estado evita instrucciones ambiguas y reduce consultas.
5. Devoluciones conciliadas con el pago
Cada reembolso debe quedar vinculado al pedido original, el importe y el medio de pago. Así el equipo financiero puede conciliar devoluciones completas o parciales, mientras atención al público consulta el estado sin mantener hojas paralelas.
6. Actualizar accesos, TPV y kioskos
El cambio debe propagarse a validadores, taquillas y kioskos. Los equipos solo aceptan entradas vigentes para la nueva fecha y muestran una incidencia clara cuando se presenta un QR anulado o correspondiente a una jornada cancelada.
7. Cerrar la incidencia con datos fiables
Un panel final reúne entradas trasladadas, cambios, devoluciones, comunicaciones y accesos. Woolando conecta ticketing, pagos y control QR para que un imprevisto meteorológico se gestione con rapidez, coherencia y una experiencia transparente para el público.