Alimentar a equipos de producción, seguridad, artistas, voluntariado y proveedores exige controlar quién puede consumir, dónde y en qué turno. Un vale QR ligado a la acreditación evita tickets de papel, dobles canjes y cierres de catering basados en estimaciones.
En un festival, una feria o una fiesta mayor pueden convivir cientos de personas trabajando con jornadas y necesidades diferentes. Cuando los vales de comida para personal y voluntariado se reparten en papel, es difícil saber cuántos se han entregado, quién los ha utilizado y qué puesto debe facturar cada servicio.
Un sistema de vales de comida QR conecta acreditaciones, turnos y TPV. Cada persona recibe solo los usos que le corresponden y cada canje queda registrado al instante.
1. Un derecho de comida asociado a cada perfil
La organización puede asignar desayuno, comida, cena, agua o menús concretos según empresa, función, día y horario. El QR puede formar parte de la acreditación existente, por lo que no hace falta repartir un soporte adicional.
Personal de montaje y desmontaje
Equipos técnicos, artistas y producción
Seguridad, limpieza y servicios sanitarios
Voluntariado y asociaciones colaboradoras
Proveedores con dietas pactadas
2. Límites por día, turno y punto de canje
Cada vale aplica reglas claras: una comida por jornada, una franja válida y los puntos donde puede utilizarse. Esto impide canjes fuera de horario o en establecimientos no autorizados sin obligar al personal de catering a interpretar listados.
3. Canje rápido desde un TPV o validador
El puesto escanea la acreditación y recibe una respuesta inmediata. Si el derecho está disponible, el sistema lo consume; si ya se utilizó o no corresponde a esa franja, muestra el motivo para separar la incidencia de la cola principal.
| Necesidad | Vales en papel | Con Woolando |
|---|---|---|
| Asignación | Reparto manual | Reglas por perfil |
| Identificación | Ticket separado | Misma acreditación QR |
| Canje | Recogida del cupón | Validación instantánea |
| Dietas | Listas adicionales | Información autorizada |
| Cierre | Recuento de papeles | Informe por punto |
4. Menús especiales sin exponer más datos
El perfil puede indicar el tipo de menú autorizado —por ejemplo, vegetariano o sin gluten— mostrando al puesto solo la información necesaria para servir correctamente. La organización debe definir este flujo respetando la privacidad y sus protocolos alimentarios.
5. Cambios de turno e incidencias trazables
Si una jornada se alarga, un responsable autorizado puede añadir un uso, cambiar la franja o reactivar un vale anulado. La modificación queda registrada con usuario y hora, evitando decisiones informales imposibles de conciliar después.
6. Liquidación clara para catering y food trucks
El informe final detalla canjes por día, servicio, establecimiento, empresa y tipo de menú. Así, el promotor puede comparar los servicios pactados con los realmente servidos y cada operador dispone de una base común para facturar.
7. Acreditación, comida y operación en un mismo sistema
Digitalizar los vales reduce papel, acelera los descansos y mejora la previsión de menús. Woolando conecta acreditaciones QR, control de accesos y TPV para que la atención al equipo sea tan ordenada como la experiencia del público.