La gestión de mesas VIP combina disponibilidad, depósitos, listas de acompañantes, acceso y consumo mínimo. Conectar la reserva con un QR y el TPV evita dobles asignaciones y permite atender al grupo desde su llegada hasta el cierre de caja.
Las reservas de mesas VIP en discotecas suelen llegar por web, teléfono, redes sociales y relaciones públicas. Si cada canal mantiene su propia lista, es fácil vender dos veces la misma mesa, olvidar un depósito o no saber cuánto crédito queda por consumir.
Un flujo digital une reserva, pago, check-in QR y TPV. El cliente recibe una confirmación única y el equipo trabaja con la misma información en acceso, recepción y barra.
1. Inventario de mesas por zona y sesión
Cada mesa puede configurarse con capacidad, ubicación, precio, consumo mínimo y hora límite de llegada. La disponibilidad se descuenta en tiempo real para que web, promotores y personal de atención no creen reservas incompatibles.
Mesas por pista, terraza o zona VIP
Capacidad máxima y número de acompañantes
Depósito o pago completo anticipado
Política de cancelación y no presentación
Hora límite y condiciones de acceso
2. Depósito online vinculado a la reserva
El pago anticipado confirma la mesa y queda asociado a la ficha del grupo. Así, el personal puede comprobar qué importe se ha abonado, qué parte se convierte en saldo y qué cantidad queda pendiente sin buscar transferencias o conversaciones.
3. Un QR para recibir al grupo
Al llegar, el responsable muestra el QR de la reserva. El escaneo identifica la sesión, la mesa, el titular y el estado del pago. El sistema registra el check-in y ayuda a separar rápidamente cualquier incidencia de la cola principal.
4. Acompañantes y acceso por zonas
La reserva puede incluir un número autorizado de personas y reglas de acceso específicas. El equipo sabe cuántos miembros han entrado y puede entregar pulseras o credenciales para la zona correspondiente sin mantener listas duplicadas.
| Necesidad | Gestión manual | Con Woolando |
|---|---|---|
| Disponibilidad | Listas por canal | Inventario común |
| Depósito | Comprobación manual | Pago vinculado |
| Llegada | Búsqueda por nombre | Check-in QR |
| Consumo | Tickets o notas | Saldo en TPV |
| Cierre | Conciliación posterior | Informe por mesa |
5. Consumo mínimo y saldo visibles en el TPV
El depósito convertible en consumo aparece en el TPV de la mesa. Cada pedido descuenta saldo y deja trazabilidad, mientras el personal consulta el importe restante antes de cobrar extras o cerrar la cuenta.
6. Menos no-shows y una mejor comunicación
Las confirmaciones y recordatorios reducen olvidos y explican con antelación horarios, identificación necesaria y condiciones. Si una mesa se cancela dentro de la política definida, puede volver al inventario para su venta.
7. Datos para mejorar la oferta VIP
Los informes muestran reservas, asistencia, gasto por mesa, canales de venta y franjas de mayor demanda. Woolando conecta ticketing, pagos, acceso QR y TPV para que la experiencia VIP sea fluida para el cliente y rentable para la sala.