La gestió de taules VIP combina disponibilitat, dipòsits, llistes d'acompanyants, accés i consum mínim. Connectar la reserva amb un QR i el TPV evita assignacions dobles i permet atendre el grup des de l'arribada fins al tancament de caixa.
Les reserves de taules VIP en discoteques solen arribar per web, telèfon, xarxes socials i relacions públiques. Si cada canal manté una llista pròpia, és fàcil vendre dues vegades la mateixa taula, oblidar un dipòsit o no saber quant crèdit queda per consumir.
Un flux digital uneix reserva, pagament, check-in QR i TPV. El client rep una confirmació única i els equips d'accés, recepció i barra treballen amb la mateixa informació.
1. Inventari de taules per zona i sessió
Cada taula es pot configurar amb capacitat, ubicació, preu, consum mínim i hora límit d'arribada. La disponibilitat es descompta en temps real perquè el web, els promotors i el personal d'atenció no creïn reserves incompatibles.
Taules per pista, terrassa o zona VIP
Capacitat màxima i nombre d'acompanyants
Dipòsit o pagament complet anticipat
Política de cancel·lació i no presentació
Hora límit i condicions d'accés
2. Dipòsit en línia vinculat a la reserva
El pagament anticipat confirma la taula i queda associat a la fitxa del grup. Així, el personal pot comprovar quin import s'ha abonat, quina part es converteix en saldo i quina quantitat queda pendent sense buscar transferències o converses.
3. Un QR per rebre el grup
En arribar, el responsable mostra el QR de la reserva. L'escaneig identifica la sessió, la taula, el titular i l'estat del pagament. El sistema registra el check-in i ajuda a separar ràpidament qualsevol incidència de la cua principal.
4. Acompanyants i accés per zones
La reserva pot incloure un nombre autoritzat de persones i regles d'accés específiques. L'equip sap quants membres han entrat i pot lliurar polseres o credencials per a la zona corresponent sense mantenir llistes duplicades.
| Necessitat | Gestió manual | Amb Woolando |
|---|---|---|
| Disponibilitat | Llistes per canal | Inventari comú |
| Dipòsit | Comprovació manual | Pagament vinculat |
| Arribada | Cerca per nom | Check-in QR |
| Consum | Tiquets o notes | Saldo al TPV |
| Tancament | Conciliació posterior | Informe per taula |
5. Consum mínim i saldo visibles al TPV
El dipòsit convertible en consum apareix al compte TPV de la taula. Cada comanda descompta saldo i deixa traçabilitat, mentre el personal consulta l'import restant abans de cobrar extres o tancar el compte.
6. Menys no-shows i una millor comunicació
Les confirmacions i els recordatoris redueixen oblits i expliquen amb antelació horaris, identificació necessària i condicions. Si una taula es cancel·la dins la política definida, pot tornar a l'inventari per vendre-la.
7. Dades per millorar l'oferta VIP
Els informes mostren reserves, assistència, despesa per taula, canals de venda i franges de més demanda. Woolando connecta ticketing, pagaments, accés QR i TPV perquè l'experiència VIP sigui fluida per al client i rendible per a la sala.