Les invitacions de patrocinadors i protocol formen part de l’aforament i de l’experiència de l’esdeveniment. Digitalitzar-ne l’assignació permet respectar cupos, recuperar places i rebre cada convidat sense llistes disperses.
Patrocinadors, institucions, artistes i col·laboradors solen disposar de cupos d’invitacions que canvien fins poc abans d’obrir portes. Si els noms arriben per correu i les entrades es reparteixen manualment, costa conèixer l’aforament compromès, evitar duplicats i recuperar places no utilitzades.
Un sistema d’invitacions QR per a esdeveniments converteix cada cupo en inventari traçable. Cada convidat rep una credencial individual i l’organització manté una visió única des de l’assignació fins a l’accés.
1. Crear cupos per entitat i zona
Cada patrocinador o departament de protocol pot disposar d’un nombre definit d’invitacions associat a una sessió, graderia, zona VIP o servei d’hospitality. El cupo queda separat de la venda pública, però forma part de l’aforament total.
Invitacions generals i VIP
Places per a acompanyants
Cupos per dia o sessió
Accés a aparcament, hospitality o backstage
2. Delegar la nominació sense perdre el control
Un enllaç segur permet que cada entitat indiqui els convidats dins del cupo concedit. L’organització defineix els camps necessaris, la data límit i si cada alta requereix aprovació, evitant fulls de càlcul i versions contradictòries.
3. Emetre un QR individual per a cada persona
Cada convidat rep la seva entrada, encara que formi part d’un grup. Això facilita arribades separades, reenviaments i canvis de nom autoritzats. Quan se substitueix una invitació, el QR anterior queda anul·lat.
| Fase | Control digital | Resultat |
|---|---|---|
| Assignació | Cupo per entitat | Inventari protegit |
| Nominació | Formulari segur | Dades centralitzades |
| Confirmació | QR individual | Accés traçable |
| Tancament | Informe d’assistència | Retorn mesurable |
4. Recuperar invitacions no confirmades
Una data límit permet alliberar automàticament places sense nominar o confirmar. L’organitzador pot retornar-les a venda, reassignar-les o mantenir una reserva d’última hora sense superar l’aforament.
5. Dirigir cada perfil a l’accés correcte
El QR pot indicar porta, sector, aparcament i espais autoritzats. El validador comprova la regla vigent i deriva les incidències a un punt específic perquè la llista de protocol no freni l’entrada general.
6. Resoldre canvis amb traçabilitat
Un canvi de nom, una ampliació de cupo o una invitació urgent es registra amb usuari i hora. L’equip treballa sempre amb el mateix inventari i evita captures o llistats desactualitzats.
7. Mesurar assistència i valor del patrocini
Les confirmacions, els accessos reals i les absències per entitat ajuden a planificar futurs cupos i informar sobre l’ús dels beneficis acordats. Els informes agregats aporten dades útils sense conservar informació personal més temps del necessari.
8. Invitacions integrades en l’operativa
Woolando connecta ticketing, acreditacions, quioscos, TPV i control d’accessos QR. Així, patrocini i protocol deixen de ser una llista paral·lela i passen a formar part d’una operativa ordenada, mesurable i segura.