Els campus esportius i els casals d'estiu concentren inscripcions, torns, autoritzacions i recollides en poques setmanes. Un sistema connectat amb credencials QR ajuda a ordenar cada jornada i saber qui pot entrar, sortir o recollir cada infant.
Gestionar un campus esportiu o un casal d'estiu exigeix molt més que vendre una plaça. Cada participant pot tenir setmanes contractades, horaris diferents, serveis addicionals, informació mèdica i diverses persones autoritzades per a la recollida. Quan aquestes dades viuen en formularis, fulls de càlcul i llistes impreses, qualsevol canvi triga massa a arribar a l'equip d'accés.
Una plataforma d'inscripcions i control QR reuneix l'alta, el pagament, la documentació i l'assistència diària. Així, ajuntaments, clubs i entitats organitzadores redueixen cues i treballen amb informació actualitzada des del primer dia.
1. El repte no acaba quan es confirma la plaça
Després de la inscripció encara cal assignar grups, comprovar autoritzacions, gestionar ampliacions i registrar entrades i sortides. En períodes de màxima demanda, una llista desactualitzada pot provocar esperes i trucades innecessàries.
Participants inscrits en setmanes o torns diferents
Serveis de menjador, acollida o transport
Al·lèrgies i observacions per al personal autoritzat
Canvis d'última hora en les persones de recollida
Necessitat de conèixer l'assistència real per grup
2. Una inscripció digital amb places per torn
El formulari pot mostrar només les dates, edats i serveis disponibles. En completar el pagament, la plaça queda vinculada al participant i el sistema emet una confirmació amb QR. Les places s'actualitzen en temps real per evitar sobrevenda i llistes paral·leles.
També es pot sol·licitar l'acceptació de normes, permisos d'imatge i dades necessàries per prestar el servei, limitant l'accés a aquesta informació segons el rol de cada usuari.
3. Què comprova el QR cada matí
En escanejar la credencial, el personal confirma que la inscripció està activa per a aquell dia, torn i recinte. El registre d'entrada actualitza l'assistència sense passar llista en paper i permet separar ràpidament les incidències de la cua principal.
Validesa de la plaça per a la data actual
Grup, activitat i horari assignats
Serveis contractats per a la jornada
Estat d'entrada o sortida
4. Recollides més segures i traçables
La sortida requereix un control diferent de l'accés del matí. L'organització pot registrar quina persona autoritzada fa la recollida i a quina hora, a més de gestionar canvis des d'un punt d'atenció. El QR agilitza la consulta, però el protocol d'identificació continua sota el criteri de l'entitat.
| Necessitat | Gestió dispersa | Amb Woolando |
|---|---|---|
| Inscripció | Formularis i fulls separats | Fitxa única per participant |
| Places | Recompte manual | Disponibilitat per torn |
| Entrada | Llista impresa | Validació QR |
| Recollida | Anotació manual | Registre horari |
| Assistència | Resum posterior | Dades en temps real |
5. Quioscos i TPV per a canvis d'última hora
Un quiosc o punt atès amb TPV pot gestionar ampliacions, serveis addicionals, recuperació de credencials i pagaments pendents. Com que comparteixen la mateixa base de dades, el canvi queda visible immediatament per a coordinació i accessos.
6. Informació útil per coordinar recursos
L'assistència real per franja ajuda a dimensionar monitors, transport, menjador i espais. En acabar la campanya, l'entitat pot comparar ocupació, absències i demanda per setmana per preparar millor l'edició següent.
7. Una operativa senzilla per a famílies i organització
Les famílies esperen una inscripció clara i una entrada i recollida àgils. Amb Woolando, inscripció, pagaments, credencials QR, quioscos i control d'assistència poden treballar com un únic flux, amb menys tasques repetides i més traçabilitat.